대회 참가 여부, 부모님께 일일이 연락하고 계십니까

지난 글에서 왜 피스트허브를 만들게 됐는지 썼다. 이번부터는 실제 기능 이야기를 한다.

그 중 가장 먼저 만든 것, 그리고 우리 클럽에서 제일 많이 쓰는 것 — 원터치 엔트리다.

대회 전에 가장 먼저 해야 하는 일이 뭔가

대회 서류를 만들기 전에 먼저 해야 하는 게 있다. 누가 나가는지 파악하는 것이다.

학생이 10명이면 열 명한테 다 연락해야 한다. "다음 달 대회 나갈 거죠?"를 카카오톡으로, 전화로, 혹은 클럽에 왔을 때 직접 물어본다. 대답이 안 오는 집은 다시 연락한다. "선생님 우리 애 나가요"가 갑자기 들어오기도 한다. 마감 하루 전에.

이걸 매 대회마다 반복한다.

문자나 카카오 메시지로 확인을 받아도 그게 어딘가에 따로 정리되지 않는다. 머릿속에 있거나, 메모장에 있거나, 카카오톡 채팅 기록을 다시 찾아보거나다.

그렇게 모인 정보로 명단을 만들면 실수가 나온다. 확인받은 줄 알았는데 아닌 경우, 안 나간다고 했는데 넣은 경우. 대회 당일 현장에서 발견되는 경우도 있다.

회신이 느린 집도 있다. 마감이 다가오는데 아직 답 안 한 집이 어디어디인지 매번 다시 확인해야 한다.

대회를 만들고 나면 1단계가 문자 발송이다.

수강권이 있는 학생들을 시스템이 자동으로 추려준다. 거기서 보낼 대상을 확인하고 버튼 하나 누르면 학부모 전화번호로 문자가 나간다. 문자 안에는 링크가 있고, 학부모가 그 링크를 누르면 참가 여부를 선택하는 화면이 뜬다.

2단계는 회신 수집이다.

관리자 화면에서 실시간으로 누가 회신했는지 볼 수 있다. 참가, 불참, 아직 안 한 사람이 구분돼서 나온다.

아직 안 한 사람한테 다시 문자를 보내는 것도 버튼 하나다. 일일이 찾아서 따로 연락할 필요가 없다.

부모님이 링크를 눌러서 보는 화면에는 학생 이름과 대회 정보가 이미 채워져 있다. 참가 / 불참 중 하나를 고르면 된다.

참가를 선택하면 서약서가 필요한 학생에게는 서명란이 같이 뜬다. 24세 이하 학생이면 자동으로 나온다. 관리자가 따로 챙길 필요 없이 그 자리에서 서명까지 받는다.

가족 중에 형제가 둘 다 나가는 경우에는 링크 하나로 두 명 회신을 한 번에 처리한다.

전에는 회신 상황을 머릿속에서 관리했다. 이제는 화면에서 본다. 그게 다다.

머릿속에 있으면 실수가 난다. 화면에 있으면 실수가 줄어든다.

한 번에 10명이든 30명이든 보내는 데 걸리는 시간은 똑같다. 독촉 문자도 마찬가지다. 사람이 많아져도 일이 늘어나지 않는다.

다음 글에서는 그다음 단계인 서약서와 학교장 확인서 처리를 쓸 생각이다.

피스트허브는 펜싱클럽 운영을 위해 만든 통합 관리 프로그램입니다. 대회 참가 문자 발송부터 서류 묶음, 협회 제출까지 한 흐름으로 처리할 수 있습니다. 9월 30일까지 신청하시면 3개월 무료로 써보실 수 있습니다.

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