필라테스 프로그램으로 펜싱 클럽을 굴리다가 포기한 날
원래 쓰던 프로그램이 있었다
피스트허브를 만들기 전에도 관리 프로그램은 있었다.
필라테스 학원 전용으로 잘 만들어진 것이었다. 예약 받고, 수강권 관리하고, 문자 보내는 건 다 됐다. 쓸 만했다. 그런데 어느 순간 느끼기 시작했다. 이건 펜싱 클럽에 맞는 물건이 아니구나.
필라테스 학원엔 대회가 없다. 서약서도, 학교장 확인서도, 협회 제출 서류도 없다. 1:1 수업이 대부분이고, 수십 명이 한꺼번에 참가 여부를 회신해야 하는 일도 없다. 필라테스용으로 잘 만들어진 건 맞는데, 그게 문제였다.
대회가 있으면 무슨 일이 벌어지나
연간 두 번만 대회가 있어도 이야기가 달라진다.
참가 신청서를 손으로 타이핑해서 만들어야 한다. 부모님들한테 일일이 연락해서 참가 여부를 받아야 한다. 서약서를 출력해서 서명받아 스캔해야 한다. 학교장 확인서는 학교에 맡겨두고 찾아와야 한다. 이걸 다 모아서 협회 메일로 보내야 한다.
프로그램 안에서 이 흐름을 처리할 공간이 없었다. 결국 대회마다 이 작업을 통째로 수작업으로 하거나, 따로 이메일을 쓰거나, 전화를 돌렸다.
이게 매번 반복됐다. 한 대회가 끝나면 다음 대회 준비가 시작됐다.
직접 만들기로 한 이유
두 가지였다.
하나는 맞는 프로그램이 없었다. 펜싱 클럽만을 위해 만들어진 것이 없었다. 수영, 발레, 피아노 학원 관리 프로그램은 있어도 대회 서류 흐름을 처리해주는 건 없었다.
다른 하나는 비용이었다. 쓰는 기능의 절반도 안 되는 프로그램에 매달 비용을 내고 있었다. 어차피 대회 관련 작업은 수작업이라면, 차라리 직접 만드는 편이 낫겠다 싶었다.
그렇게 시작했다.
지금은 어떻게 달라졌나
피스트허브에서 대회 관련 흐름은 이렇게 돌아간다.
협회 공문 PDF를 올리면 대회 기본 정보가 채워진다. 문자를 보내면 학부모가 폰으로 참가 여부를 누른다. 서약서는 화면에서 서명받는다. 학교장 확인서는 사진 찍어 올리면 AI가 이름과 날짜를 확인한다. 서류가 다 모이면 PDF 하나로 묶어서 협회 메일로 바로 나간다.
예전에 손으로 하던 흐름을 클릭 몇 번으로 줄인 것이다.
아직 모든 걸 자동으로 만든 건 아니다. 요강을 직접 읽고 판단해야 하는 부분도 있다. 하지만 적어도 타이핑하고, 전화 돌리고, 파일 취합하는 반복 작업은 없어졌다.
다음 글에서는 대회 흐름 중 가장 많이 물어봤던 부분 — 참가 여부 문자 발송과 회신 수집 — 을 더 자세히 쓸 생각이다.
피스트허브는 펜싱클럽 운영을 위해 만든 통합 관리 프로그램입니다. 예약·출결·수강권은 물론, 대회 참가 신청부터 협회 서류 발송까지 하나의 흐름으로 처리할 수 있습니다. 지금 가입하시면 3개월 무료로 써보실 수 있습니다 (2026년 9월 30일까지).
#펜싱클럽관리프로그램 #펜싱클럽어플 #피스트허브 #펜싱클럽운영 #펜싱예약 #펜싱어플 #광주펜싱 #광주펜싱클럽 #장현경펜싱클럽 #광주펜싱학원